Ewidencja czasu pracy - fakty i mity

Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy pracownika wynika przynajmniej z trzech aktów prawnych, a dokładnie z Kodeksu Pracy, Rozporządzenia Ministra Pracy dotyczącego zakresu prowadzenia dokumentacji w sprawach wynikających ze stosunku pracy i metod prowadzenia akt osobowych pracowników, a także z ustawy związanej ze zmianami w ustawie o minimalnym wynagrodzeniu. Celem prowadzenia takiej dokumentacji jest ustalenie odpowiedniego wynagrodzenia i innych świadczeń, które związane są z pracą.

Ewidencja czasu pracy - kiedy trzeba ją prowadzić?

Jak już wspomniano, ewidencja czasu pracy służy temu, aby pracodawca mógł w sposób prawidłowy ustalić wynagrodzenie i dodatkowe świadczenia pracownika. W większości przypadków obowiązek jej prowadzenia spoczywa na pracodawcy - zostało to nawet podkreślone w ministerialnym rozporządzeniu, które nakazuje, aby ewidencja była prowadzona imiennie dla każdego pracownika, bez względu na to, ile osób jest zatrudnionych w danym zakładzie pracy. Ewidencjonowanie czasu pracy nie dotyczy pracowników, którzy są objęci systemem zadaniowego czasu pracy, zarządzają zakładem pracy w imieniu pracodawcy lub uzyskują ryczałt za pracę w godzinach nocnych bądź za godziny nadliczbowe. Oznacza to, że w tych sytuacjach ewidencji prowadzić nie trzeba, jednak w przypadku pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy należy prowadzić karty ewidencji czasu pracy, w których uwzględnia się dni, w które dany pracownik pracy nie wykonywał, np. w czasie urlopu. Zobacz również, czy lista obecności jest pełnowartościową ewidencją czasu pracy?: http://www.mok-tm.pl/czy-lista-obecnosci-jest-pelnowartosciowa-ewidencja-czasu-pracy/

Co powinno znaleźć się w ewidencji czasu pracy?

Karta ewidencji czasu pracy musi zawierać informacje związane z pracą w każdy dzień, w tym również w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych, w dni wolne od pracy oraz w niedziele i święta. Należy w niej umieszczać również dane dotyczące urlopów, zwolnień, nieobecności usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych oraz dyżurów. W przypadku, gdy ewidencja jest prowadzona dla pracownika młodocianego, pracodawca jest zobowiązany do uwzględnienia w niej także czasu pracy przeznaczonego na prace wzbronione młodocianym, które mogą być wykonywane w celu zdobycia przygotowania zawodowego.
Niezbędnym załącznikiem do karty czasu pracy są wnioski o udzielenie czasu wolnego za godziny nadliczbowe. Pracodawcy załączają do niej również zwolnienia lekarskie oraz wnioski urlopowe.

Jak prowadzić ewidencję czasu pracy?

W praktyce najlepiej sprawdza się elektroniczna ewidencja czasu pracy, np.:https://inewi.pl/Funkcje/Rejestracja-Czasu-Pracy
Nowoczesny system RCP to możliwość łatwej oraz dokładnej kontroli i ewidencjonowania czasu pracy. Pozwala on monitorować spóźnienia, nieobecności oraz nadgodziny, co znacznie ułatwia rozliczanie. System współpracuje z najczęściej używanymi programami kadrowo-płacowymi, a lista dedykowanych integracji zwiększa się co miesiąc.

Użytkownik może prowadzić ewidencję za pomocą aplikacji mobilnej, a także poprzez aplikację internetową dostępną w przeglądarce www. Istnieje też możliwość wykorzystania komputera w roli Rejestratora Czasu Pracy. Pracownicy są identyfikowani za pomocą kodów QR, dzięki czemu nie trzeba inwestować w drogie i nieefektywne rozwiązania, takie jak czytniki czasu pracy oparte na kartach zbliżeniowych lub magnetycznych.